SIDEBAR
»
S
I
D
E
B
A
R
«
Perubahan Organisasional: Studi Kasus di Perpustakaan FEB UGM
July 24th, 2012 by arifs

PENDAHULUAN

Latar Belakang

Dalam kajian Perilaku Organisasi, Robbins (2011) mengatakan bahwa tidak ada perusahaan saat ini yang berada dalam lingkungan yang stabil, sekalipun mereka pada posisi yang dominan dalam pasar, perubahan harus dilakukan, bahkan mungkin sangat radikal. Perusahaan semacam Google dan Microsoft juga melakukan perubahan. Intinya Robbins (2011) mengatakan bahwa sebuah organisasi/perusahaan harus berubah atau mati!.

Pada lima tahun terakhir ini perguruan tinggi banyak disibukkan dengan berbagai aktivitas yang menunjukkan kompetisi dan standarisasi di tingkat Naional dan Internasional. Pada lingkup Nasional, perguruan tinggi di hadapkan pada Akreditasi Nasional mulai dari tingkat jurusan hingga ke tingkat universitas, sedangkan di tingkat internasional berbagai lembaga pemeringkat dan juga akreditasi internasional juga menjadi tuntutan yang harus dipenuhi sebuah jurusan, fakultas atau universitas dalam memasuki pasar global.

Orientasi perguruan tinggi seperti di atas membawa dampak bagi perubahan secara organisasi atau manajemen dalam melakukan pengelolaan perguruan tinggi. Hal ini dikarenakan adanya tuntutan standar-standar yang harus dipenuhi baik dalam tingkat Nasional maupun internasional. Selain itu juga dengan semakin terbukanya pasar global, maka peruguruan tinggi juga berlomba membuka program-program kelas internasional. Hal ini jelas berpengaruh juga pada iklim dan cara bekerja organisasi yang harus memperhatikan kualitas pelayanan kepada sivitas akademikanya.

Perubahan organisasional ini juga dihadapi oleh Fakultas Ekonomika dan Bisnis Universitas Gadjah Mada terkait dengan tuntutan standar akreditasi nasional dan juga akreditasi internasional yang sedang dilakukan yakni dari lembaga AACSB (Advanced Association of Collegial School of Business). Selain itu juga dibukanya program International Undergraduate Program atau Program Internasional melalui Program Double Degree maupun Exchange Program.

Perubahan yang terjadi di Fakultas mau tidak mau juga harus diikuti oleh unit-unit pendukung, termasuk di dalamnya adalah perpustakaan. Paper ini mencoba sedikit mengupas proses perubahan yang terjadi di perpustakaan dan kendala yang dihadapi, serta strategi apa yang dilakukan terkait perubahan organisasional dihubungkan dengan teori-teori perilaku organisasi.

 

1.2. Profil Perpustakaan Fakultas Ekonomika dan Bisnis

Perpustakaan Fakultas Ekonomika dan Bisnis (PFEB) berdiri bersamaan dengan berdirinya Fakultas Ekonomi UGM yakni pada tahun 1955. Saat ini PFEB terdiri dari 2 unit yakni unit 1 yang diperuntukkan bagi pelayanan sirkulasi dan koleksi dalam bentuk buku teks dan referensi, dan unit 2 yang memberikan pelayanan untuk koleksi dalam bentuk terbitan berkala dan berseri, data statistic dan laporan penelitian. Selain kedua unit di atas, FEB UGM masih memiliki perpustakaan di tingkat program studi seperti perpustakaan Magister Manajemen, perpustakaan Magister Akuntansi, perpustakaan Magister Ekonomika Pembangunan dan perpustakaan program profesi akuntansi.

Penggabungan program-program studi pascasarjana dalam satu manajemen atau tata kelola di FEB UGM, menjadikan FEB UGM melakukan integrasi layanan perpustakaan di seluruh lingkungan FEB. Hal ini bertujuan untuk memberikan akses yang lebih mudah bagi seluruh sivitas akademika FEB UGM dalam mengakses sumber-sumber informasi yang dibutuhkan.

Saat ini untuk perpustakaan di program sarjana (S1) memiliki lebih dari 25.000 eksemplar koleksi tercetak dalam berbagai tipe seperti buku teks, buku referensi, buku terbitan berkala, surat kabar, laporan statistic, laporan penelitian dan bentuk tercetak lainnya. Selain itu perpustakaan juga menyediakan akses ke koleksi-koleksi dalam bentuk digital atau elektronik.

Secara organisasional, perpustakaan FEB sendiri sebetulnya terdiri dari beberapa elemen organisasi yakni kepala, koordinator unit, dan penanggungjawab bagian/pekerjaan. Sedangkan dengan perpustakaan program studi, fungsi atau hubungannya adalah hubungan koordinasi bukan hubungan komando.

Berikut ini adalah gambaran struktur organisasi perpustakaan FEB UGM.

 

PEMBAHASAN

Dasar Perubahan Organisasional

Pada kurun waktu tahun 2006 hingga tahun 2011, perpustakaan telah melakukan beberapa perubahan terkait manajemen organisasional. Hal ini juga menyesuaikan dengan tuntutan Fakultas dalam memberikan fasilitas dan pelayanan yang memadai bagi mahasiswa apalagi dengan dibukanya kelas-kelas internasional dan juga penyatuan tata kelola organisasi tingkat fakultas yang menggabungkan antara program sarjana dan pasca sarjana dalam satu atap. Selain itu faktor lain yang mempengaruhi adalah ‘filosofi’ dari pengelola fakultas yang berbeda dari sebelumnya terkait dengan peran dan posisi perpustakaan dalam proses penyelenggaraan kegiatan akademis di Fakultas.

Apabila sebelumnya perpustakaan ‘hanya’ dianggap sebagai pelengkap bagi proses penyelenggaraan kegiatan akademis, maka pada kurun waktu tahun  2006-2011 ini perpustakaan lambat laun dianggap sebagai bagian penting dalam setiap aktivitas akademis termasuk mendukung proses akreditasi baik di tingkat nasional maupun internasional.

Perubahan ‘filosofi’ pandangan ini menuntut pada perubahan ‘diri’ pada perpustakaan tidak saja pada fisik fasilitas, akan tetapi juga bagaimana perpustakaan meningkatkan pelayanan kepada mahasiswa dengan memberikan berbagai kemudahan-kemudahan kepada mahasiswa dan juga sivitas akademika lainnya.

Hal di atas sesuai dengan pernyataan Kreitner (2008) dan juga Robbins (2011) bahwa perubahan yang terjadi dalam organisasi dipengaruhi atau didorong oleh faktor internal dan faktor eksternal. Sehingga apabila kita kembali kepada teori yang disampaikan oleh Kreitner, maka berikut ini adalah faktor-faktor yang mempengaruhi perubahan organisasional di Perpustakaan FEB UGM.

Faktor Eksternal: Demographic Characteristics, Technological Advancements, Customer and Market Changes, Social and Political Pressures, Organizational Crises

Tuntutan standar dalam kompetisi dan akreditasi baik di tingkat nasional maupun internasional, memperlihatkan bahwa organisasi (fakultas dan perpustakaan) menghadapi satu bentuk tekanan social dan juga perubahan pada sisi pasar atau pelanggannya. Artinya faktor eksternal customer and marker changes dan social and political pressures menjadi faktor yang menyebabkan organisasi (perpustakaan) perlu berubah.

Selain itu perkembangan teknologi di luar yang memberikan berbagai kemudahan bagi orang untuk mengakses informasi dan berkomunikasi juga menjadi faktor penting yang menjadikan perubahan organisasi perlu dilakukan. Hal ini juga terkait dengan berbagai implementasi teknologi atau sistem baru di perpustakaan dimana proses integrasi dan online services mulai dikembangkan sebagai jawaban tuntutan kebutuhan pengguna akan teknologi.

Sedangkan menurut Robbins (2011) perubahan di atas sebetulnya terkait dengan (dipengaruhi oleh) apa yang disebut dengan faktor nature of workforce, technology, competition dan social trends.

Faktor Internal: Human Resource Problems/Prospects, Managerial Behavior/Leadership

Faktor yang tak kalah penting dalam perubahan organisasi adalah faktor dari internal organisasi. Keterbatasan sumber daya manusia (pustakawan/staff) menjadikan perlu adanya perubahan yang signifikan untuk mengatasi hal tersebut. Perpustakaan harus mulai berpikir untuk melakukan efisiensi pekerjaan dengan SDM yang tersedia. Hal lain adalah masalah bagaimana fakultas membuat penilaian dan penghargaan kepada staf atau karyawannya. FEB UGM mulai memikirkan adanya pola penilaian dan penghargaan yang berbasis kinerja dan lebih adil bagi karyawannya.

Selain itu pola berpikir manajemen fakultas atau perilaku manajerial dari pengelola fakultas yang melihat perpustakaan sebagai bagian penting dari proses pendidikan di perguruan tinggi, menjadikan perpustakaan sebagai bagian yang harus berubah dan menyesuaikan dengan tuntutan standar yang ada.

Kedua hal di atas disebut sebagai faktor human resources problems dan managerial behavior/leadership yang mempengaruhi perubahan dalam sebuah organisasi. Dan kedua faktor tersebut juga terlihat secara signifikan mempengaruhi perubahan yang terjadi di perpustakaan.

Bentuk Perubahan yang dilakukan

Berdasarkan kondisi dan situasi yang berubah tersebut di atas, maka perpustakaan (dan juga fakultas) melakukan beberapa perubahan organisasional seperti:

1. Pelayanan yang berbasis teknologi informasi dan online

Memperhatikan perkembangan teknologi dan untuk mengantisipasi tuntutan pengguna perpustakaan terhadap berbagai bentuk kemudahan di era digital, maka perpustakaan juga melakukan berbagai perubahan dan perbaikan dalam pelayanannya. Hal ini dapat dilihat dari adanya sistem informasi yang terintegrasi dengan tidak saja unit kerja akan tetapi juga program studi di lingkungan FEB. Penggunaan sistem terintegrasi ini membutuhkan perubahan pada pola kerjasama antar unit yang harus semakin baik. Selain itu juga tingkat kepercayaan masing-masing staf kepada staf di bagian lain. Staf juga dituntut untuk lebih teliti dan disiplin dalam melakukan pelayanan, karena kesalahan disatu bagian akan berakibat pada bagian lain.

Integrasi sistem melalui pengembangan teknologi informasi ini juga menyebabkan perubahan pada tiap perpustakaan program studi yakni lebih terbuka kepada seluruh sivitas akademika. Apabila sebelumnya mahasiswa di tiap program harus melakukan pendafataran dan aktivasi di setiap perpustakaan, maka dengan integrasi pendafataran cukup dilakukan dari masing-masing program studi. Langkah ini jelas membutuhkan komitmen dari setiap petugas di perpustakaan unit/program studi. Karena apabila tidak dijalankan dengan baik akan berpengaruh terhadap pelayanan di unit lain.

Perubahan lain dari segi teknologi adalah memungkinkan perpanjangan dan pemesanan buku secara online. Hal ini sedikit merubah prosedur dan pola kerja yang ada di bagian layanan karena disini akan terjadi saling kepercayaan antara petugas dan pengguna perpustakaan.

2. Sistem pembayaran yang tersentralistik dan tidak tunai

Perubahan lain adalah adanya pembayaran melalui satu buah rekening untuk semua transaksi di perpustakaan. Langkah ini dilakukan sebagai jalan untuk membangun sebuah transparansi dan sentralisasi keuangan terutama untuk keperluan auditing. Dampaknya bahwa staf tidak lagi bekerja menerima transaksi uang tapi hanya melakukan pengecekan dan validasi data keuangan internal.

3. Sistem penilaian dengan menggunakan peer reviewed

Perubahan lain yang penting adalah cara penilaian terhadap kinerja karyawan. Apabila sebelumnya penilaian kinerja banyak dilakukan hanya berdasarkan pada satu sumber yakni DP3 atau penilaian atasan, maka FEB UGM melakukan perubahan sistem penilaian dengan cara peer reviewed dengan sesama rekan kerja. Hasil penilaian yang dilakukan oleh rekan kerja dan juga atasan yang menjadi dasar bagi penilaian dan pemberian penghargaan atas kinerja yang dicapai.

Sistem ini merupakan bagian dari sistem peningkatan kepercayaan antar sesame karyawan dan juga mengembangkan  iklim ‘fairness’ dalam berorganisasi.

4. Pemberlakuan sistem reward dan punishment

Terkait dengan sistem penilaian sebelumnya, maka FEB UGM melakukan sistem reward dan punishment terhadap hasil penilaian yang sudah dilakukan. Apabila sebelumnya untuk menentukan reward dan punishment cukup sulit, maka dengan sistem penilaian yang baru maka lebih mudah dilakukan. Selain itu efek dari sistem penilaian serta sistem reward dan punishment ini adalah adanya rasa penghargaan lebih bagi mereka yang benar-benar melakukan pekerjaannya secara baik dan rasa ‘takut’ bagi mereka yang berkinerja buruk.

Akibat lain dari pemberlakuan sistem ini adalah ketaatan terhadap peraturan yang sudah ditetapkan menjadi semakin baik. Selain itu secara tim menjadi lebih kuat dikarenakan bahwa penilaian rekan kerja akan berpengaruh pada reward dan punishment yang akan diberikan kepada mereka.

 5. Akses informasi dan koleksi perpustakaan secara online atau menggunakan media online

Perpustakaan adalah pusat informasi, maka validitas dan kekinian informasi menjadi penting dilakukan. Dengan menggunakan teknologi informasi yang ada saat ini maka cara menyampaikan informasi juga mengalami perubahan. Misal, apabila sebelumnya orang harus mengetikan dan membuat kartu catalog tercetak, saat ini informasi catalog dapat dilakukan menggunakan sebuah database yang disediakan agar dapat diakses secara online. Kurun waktu 2006, perpustakaan dan staf dituntut untuk mampu mewujudkan informasi secara online, sehingga mau tidak mau staf perpustakaan harus mampu menguasai teknologi informasi berbasis web atau online.

Bahkan dari sisi pengguna, pengguna tidak perlu terlebih dahulu datang ke perpustakaan hanya untuk mengecek apakah buku atau koleksi tersedia di perpustakaan. Pengguna dapat melakukan itu dimanapun, dan ketika sudah yakin bahwa koleksi perpustakaan tersedia baru mereka datang. Ini juga merupakan satu bentuk perubahan perilaku pengguna perpustakaan.

6.  Staf bekerja berdasarkan standar prosedur operasional yang telah disusun bersama

Sebelumnya staf perpustakaan bekerja hanya berdasarkan kebiasaan dan seorang staf dapat selamanya hanya bertanggungjawab terhadap satu dua pekerjaan atau kegiatan, dan teman atau rekan lain mungkin tidak dapat mengerjakan hal tersebut. Keadaan tersebut tentunya kurang baik bagi perkembangan pekerjaan di perpustakaan ke depan. Apalagi mungkin akan terjadi kejenuhan terhadap pekerjaan, dan apabila dilakukan rotasi maka staf lain harus mempelajari dari nol atau awal.

Perpustakaan melakukan perubahan terhadap pola kerja yang didasarkan pada standar prosedur operasional. Setiap bagian harus bekerja sesuai dengan standar prosedur yang sudah ada. Hal ini memberikan kesempatan kepada pengelola dalam mengatur staffnya agar terjadi dinamika. Prosedur ini memungkinkan orang atau staf ditempatkan dimanapun di perpustakaan, dan tidak ada hal tersembunyi yang menjadikan seseorang tidak dapat melakukan apa yang dilakukan oleh orang lain.

7. Adanya pelayanan kepada mahasiswa Asing

Dibukanya kelas internasional yang menyebabkan datangnya mahasiswa dari berbagai Negara di dunia membuat perpustakaan juga harus mampu melakukan perubahan pelayanan yang disesuaikan dengan culture atau standar internasional. Staf harus mampu berbahasa asing dan memahami bagaimana kebiasaan mahasiswa asing agar dalam pelayanan perpustakaan sesuai dengan harapan mereka.

Hambatan dalam Proses Perubahan

Dalam setiap perubahan organisasi selalu ada hambatan yang mengiringinya. Kreitner (2008) dan Robbins (2011) sepakat bahwa perubahan terkadang membawa adanya sebuah pertentangan atau resistensi untuk berubah.

Robbins (2011) membagi sumber resistensi terhadap perubahan dari 2 sumber utama yakni sumber yang berasal dari individu dan sumber yang berasal dari organisasi. Sumber individu terkait dengan kebiasaan, rasa aman, faktor ekonomi, ketakutan akan ketidaktahuan, dan penerimaan informasi yang selektif. Sedangkan sumber organisasi meliputi structural inertia, keterbatasan focus perubahan, group inertia, ancaman pada keahlian dan ancaman pada kekuatan hubungan.

Sedangkan Kreitner (2008) melihat bahwa sumber resistensi dalam perubahan di organisasi atau perusahaan ada 11 faktor yakni: keengganan individu untuk berubah, kejutan dan ketakutan akan sesuatu yang tidak diketahui, iklim ketidakpercayaan, ketakutan akan kegagalan, kehilangan status atau keamanan pekerjaan, tekanan dari rekanan, gangguan tradisi budaya atau hubungan antar kelompok, konflik personal, kurangnya taktik atau waktu yang tidak tepat, sistem reward yang kurang memberikan kekuatan, dan kesuksesan masa lalu.

Hambatan yang terjadi di perpustakaan FEB pun tidak jauh dari apa yang disampaikan kedua tokoh perilaku organisasi di atas. Berikut ini adalah beberapa hambatan yang terjadi di perpustakaan FEB:

  • Sulitnya merubah kebiasaan yang sudah lama, misal dari yang biasa dinilai, menjadi bagian dari penilai kinerja teman, keterlambatan yang sudah biasa menjadi keterlambatan akan berakibat pada punishment, dan lain-lain.
  • Masalah bagaimana hubungan antar kelompok individu dibangun dan saling mempengaruhi satu dengan lainnya, kemudian masalah apakah implementasi teknologi dan peraturan baru dapat diterapkan dengan baik.
  • Adanya iklim ketidakpercayaan bahwa kebijakan baru akan memperbaiki kesejahteraan dan kinerja staf dan organisasi
  • Ketakutan dan kekawatiran bahwa kinerja yang jelek akan berpengaruh pada status atau bahkan kedudukan sebagai pegawai (takut dipecat).
  • Adanya perasaan bahwa yang sudah berjalan saat ini saja sudah cukup baik dan sukses, kenapa harus dilakukan perubahan?
  • Masalah kekuatiran tidak cukup ilmu atau pengetahuan untuk mengikuti arus perubahan yang terjadi misal dalam ketrampilan teknologi dan bahasa.

Strategi dalam melakukan perubahan organisasional

Perubahan yang terjadi dan hambatan atas perubahan yang terjadi perlu diantisipasi dengan menerapkan strategi yang baik. Tujuannya adalah agar maksud baik dari perubahan organisasional yang terjadi dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan tujuan dilakukannya perubahan itu.

Kreitner (2008) berdasarkan kajian empiris menyatakan adanya 5 (lima) karakteristik personal yang terkait dengan resistensi terhadap perubahan yakni komitmen untuk berubah, ketahanan untuk berubah, mempunyai konsep-diri yang positif, toleransi terhadap resiko, dan self-efficacy (kepercayaan diri untuk melakukan sesuatu).

Sedangkan strategi yang digunakan untuk mengatasi resistensi terhadap perubahan itu, Kreitner dan Robbins sepakat terhadap beberapa hal yang harus dilakukan seperti melalui pendidikan dan komunikasi, partisipasi dan keterlibatan, membangun dukungan dan komitmen, mengembangkan hubungan positif, implementasi perubahan secara adil, manipulasi dan kooptasi, memilih orang sebagai agen perubahan, dan dengan paksaan.

Perpustakaan khususnya dan FEB UGM pada umumnya melakukan beberapa strategi terkait dengan perubahan yang dilakukan, yakni:

  • Meningkatkan tingkat pengetahuan dan ketrampilan staf melalui kursus, pelatihan, workshop dan benchmarking terkait dengan teknologi informasi dan bahasa agar staf siap menghadapi perubahan yang terjadi.
  • Melakukan komunikasi yang efektif dengan mengembangkan sebuah portal komunikasi yang dapat diakses staf kapanpun dan dimanapun.
  • Pada titik tertentu perlu melakukan paksaan agar terjadi perubahan.
  • Melibatkan staf dalam menyusun berbagai aturan dan prosedur operasional standar yang diterapkan di perpustakaan.

Strategi yang sudah dilakukan oleh perpustakaan dan fakultas terbukti mampu meningkatkan kinerja dan juga mengurangi segala resistensi terhadap perubahan yang terjadi.

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan

Kasus perubahan organisasional yang terjadi di perpustakaan FEB setidaknya memberikan beberapa kesimpulan sebagai berikut:

  • Faktor eksternal saat ini membuat setiap organisasi/perusahaan harus melakukan perubahan internal dalam organisasinya, dimana hal ini juga menjadi pertimbangan perubahan yang terjadi di perpustakaan FEB khususnya dan FEB UGM pada umumnya.
  • Setiap bentuk perubahan selalu menghadapi resistensi baik dari sisi individu maupun organisasi. Untuk itu setiap organisasi/perusahaan harus mengetahui model resistensi yang terjadi ketika melakukan perubahan sehingga mampu menentukan strategi apa yang tepat untuk mengatasinya.
  • Perpustakaan khususnya dan FEB UGM pada umumnya selama tahun 2006-2011 telah mampu melakukan perubahan organisasional dan mengurangi berbagai efek resistensi yang timbul melalui berbagai strategi yang telah diterapkan.
  • Adanya kultur internasional sebagai dampak internasionalisasi atau dibukanya kelas-kelas internasional, memicu berbagai bentuk perubahan pelayanan dan perlunya peningkatan kemampuan staf/karyawan dalam komunikasi dan juga pemahaman terhadap budaya asing. Staf harus memahami bahwa memberikan layanan kepada mahasiswa asing kadang memerlukan pendekatan berbeda dibanding dengan mahasiswa dari Indonesia.

Saran

Adapun beberapa hal yang masih perlu dilakukan oleh perpustakaan FEB terkait dengan perubahan organisasional yang dilakukan adalah:

  • Terus melakukan komunikasi yang efektif untuk membangun komitmen individu dan organisasi bagi setiap perubahan yang terjadi.
  • Perlu secara lebih intensif melakukan training dan pelatihan serta kegiatan yang mampu meningkatkan motivasi diri sehingga mampu menghadapi setiap perubahan yang terjadi kapanpun itu dilakukan.
  • Mengembangkan dan membangun hubungan yang lebih baik dengan setiap unit yang ada di FEB UGM sehingga segala bentuk perubahan di setiap unit dapat diikuti pula oleh perpustakaan FEB dan sebaliknya.
  • Perlu lebih banyak diciptakan staf yang menjadi agen-agen perubahan sehingga proses perubahan yang terjadi di perpustakaan dapat lebih cepat dilakukan dan menjadikan resistensi bukan sebuah kendala.
  • Perlu adanya peningkatan pengetahuan staf terhadap budaya-budaya asing baik melalui peningkatan kemampuan berbahasa asing maupun mempelajari standar-standar pelayanan yang biasa diterapkan diluar negeri. Hal ini bisa juga dilakukan dengan cara melakukan benchmarking ke luar negeri.


DAFTAR PUSTAKA

Kreitner, Robert A. dan Angelo Kinicki. 2008. Organizational Behavior. 8th ed. Boston: McGraw-Hill

Robbins, Stephen P. dan Timothy A. Judge. 2011. Organizational Behavior. 14th ed. Boston: Pearson.

www.lib.feb.ugm.ac.id


Leave a Reply

XHTML: You can use these tags: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>

Current day month ye@r *


− 4 = two

»  Substance:WordPress   »  Style:Ahren Ahimsa
- valtrex buy online no prescription - where to buy asacol - cell spy phone - levitra buy -