Blog Arif Surachman

seorang pustakawan - ayah - abdi negara

Author Archive Arif Surachman

Refund Tiket Kereta Api di stasiun TUGU Yogyakarta

Rencana perjalanan kita sering kali di luar dugaan, seringkali perjalanan yang sudah direncanakan sedemikian rupa tiba-tiba harus dibatalkan karena ada urusan yang lebih penting. Padahal tiket perjalanan sudah terlanjur ditangan dan dibayarkan. Bagi sebagian orang mungkin cukup panik dan bingung menghadapi situasi ini, apalagi terkait bagaimana mengusakan refund biaya perjalanan yang sudah kita bayarkan. Nah, beberapa waktu lalu saya mengalami hal ini, tiket kereta Api yang sudah dibeli pulang balik ke Surabaya, terpaksa harus dibatalkan karena pada saat yang sama harus bertugas ke Jakarta. Kalau sama-sama menggunakan kereta api mungkin akan lebih mudah dalam mengganti tiket, tinggal mengganti schedulle dan membayar selisih. Tapi karena ke Jakarta menggunakan moda transport berbeda yakni pesawat, maka mau tidak mau tiket kereta api harus dibatalkan dan mengurus refund biaya yang sudah dibayarkan.

Sebagai catatan bahwa namanya refund tentunya tidak bisa dikembalikan 100%. Untuk tiket kereta api, pembatalan akan dikenakan denda 25% sehingga dana yang akan dikembalikan ke kita ‘hanya’ 75% dari harga tiket yang dibayarkan. Berikut ini adalah beberapa hal yang dilakukan dalam refund tiket kereta api dari stasiun TUGU Yogyakarta:

  1. Pertama perlu disiapkan bukti pembelian tiket yang disana ada nomer referensi pemesanan atau booking.
  2. Sertakan fotokopi KTP pemilik tiket 2 lembar. Apabila diwakilkan maka harus ada surat kuasa dan juga KTP dari pemilik tiket (nama yang ada di tiket).
  3. Pastikan datang di bagian Reservasi Tiket, bukan di loket pembelian langsung di stasiun. Karena pengalaman saya ketika datang ke stasiun TUGU di Jogja ternyata disana tidak bisa melayani refund, harus kebagian pemesanan tiket yang berada di sisi selatan stasiun.
  4. Di bagian reservasi sendiri ada 2 bagian ruang yang terpisah, dimana satunya bagian pemesanan dan customer services, sedangkan satunya adalah bagian pembatalan pemesanan. Nah untuk refund sendiri ternyata kita tidak bisa langsung datang ke bagian pembatalan pemesanan, tapi kita harus ke bagian customer services terlebih dahulu. Ambil antrian terlebih dahulu di ruang customer services, kemudian tunggu panggilan.
  5. Setelah dipanggil bagian CS nanti kita diminta menyerahkan berkas pemesanan tiket dan fotocopy KTP dan diminta tanda tangan pada formulir yang sudah disediakan dan diisi oleh petugas. Disini petugas akan melakukan pembatalan pemesanan.
  6. Selesai di CS kita nanti harus membawa formulir yang sudah diisi dan ditandatangani di CS ke ruang bagian pembatalan pemesanan. Nah nanti kita serahkan formulir ini ke petugas dan nanti kita akan diberi blangko kuning untuk pengambilan pengembalian biaya tiket. Tapi jangan berpikir bahwa uang kita akan langsung diberikan saat itu juga. Dana refund baru dapat diambil 30 hari setelah kita melakukan pembatalan. Jadi proses refundnya memang cukup lama untuk pembatalan tiket kereta api ini.
  7. Jadi setelah menerima form kuning ya pulang saja, dan balik lagi ke bagian pembatalan itu setelah 30 hari hehehe.

Ya semoga sekelumit cerita ini bisa membantu siapapun dalam melakukan refund biaya tiket kereta api ketika melakukan pembatalan. Setidaknya tidak ‘kecelik’ seperti saya yang harus berjalan cukup jauh karena terlanjur datang di pintu utara stasiun ternyata refund hanya dilayani dibagian reservasi yang ada di pintu selatan.

Bulaksumur, Februari 2018

Suntik Meningitis di Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP) Yogyakarta

Mencoba sedikit berbagi pengalaman terkait bagaimana proses suntik vaksin meningitis di Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP) Yogyakarta. Vaksin Meningitis ini diwajibkan bagi calon jamaah haji maupun umroh yang akan berangkat ke tanah suci. Vaksin meningitis ini sendiri berlaku selama 2 tahun atau dapat memproteksi kekebalan selama 2 tahun. Berikut ini adalah langkah-langkah yang saya lakukan dalam melakukan proses vaksin meningitis:

  1. Mencari informasi lokasi dan prosedur melakukan meningitis secara online dan ketemulah dengan situs web Kantor Kesehatan Pelabuhan (KKP) Yogyakarta yang beralamat di http://kkpyogyakarta.com
  2. Selanjutnya dari website KKP Yogyakarta dilakukan pendaftaran secara online dengan mengisi formulir yang ada di laman pendaftaran (http://kkpyogyakarta.com/pendaftaran). Terlebih dahulu sebaiknya kita siapkan data pasport kita dan juga travel agen umroh yang akan memfasilitasi keberangkatan kita. Data ini nanti akan diperlukan ketika kita mengisi formulir pendaftaran.
  3. Setelah mengisi formulir kemudian klik kirim pesan, dan nanti akan sampai kepada halaman konfirmasi. Setelah itu ada tombol untuk mengklik cetak bukti pendaftaran, klik saja bukti pendaftaran. Selanjutnya nanti akan tampil 2 halaman formulir yang siap diisi dengan berbagai data pemeriksaan. Cetak formulir tersebut (rangkap satu).
  4. Selanjutnya siapkan fotocopy pasport 1 lembar, fotocopy ktp/kk 1 lembar, dan foto ukuran 4 X 6 sebanyak 2 lembar. Satukan berkas ini bersama dengan formulir pendaftaran online yang sudah dicetak.
  5. Pada saat pendaftaran kita diminta untuk mengisi alamat e-mail kita, nah setelah proses pendaftaran online selesai, nanti akan terkirim bukti pendaftaran dan nomer urut pendaftaran online yang berisi data kita. Untuk jaga-jaga sebaiknya ini juga dicetak.
  6. Setelah semua berkas lengkap, meluncurkan saya ke KKP Yogyakarta menggunakan Ojek Online (biar praktis dan cepat saja sih).
  7. Sampai di KKP Yogyakarta, sebaiknya anda langsung mengambil formulir pendaftaran berwarna hijau yang ada di lantai satu sebelum masuk ke ruang pendaftaran (ada di lantai 2). Isikan data yang harus diisi disitu. Formulir hijau perlu diisi untuk mengisi rekam data medis kita yang nanti akan dicrosscheck oleh petugas. Awalnya saya agak bingung begitu masuk di lantai satu tidak ada meja informasi hanya ada meja yang berisi formulir-formulir pendaftaran yang warna hijau. Saya coba tanya salah satu petugas di bawah tangga yang ternyata kasir terkait prosedur ternyata jawabannya kurang memuaskan, karena langsung menolak dengan mengatakan bahwa disitu adalah kantor pos. Saya diminta meminta informasi ke Satpam, padahal satpam ada di luar. Ini yang membuat saya awalnya agak sedikit ‘kecewa’ karena tidak cukup informan disitu sampai akhirnya saya mendengar bunyi antrian dari lantai 2. Walaupun sebetulnya ternyata ada poster yang berisi petunjuk informasi, hanya karena banyak orang yang sedang mengisi jadi saya tidak melihatnya. Sayapun meluncur ke atas dan langsung ke loket pendaftaran. Disini saya juga ternyata kembali tidak ngeh dengan prosedur, ternyata harus mengambil nomor antrian di mesin antrian elektronik yang ada 3 pilihan antrian yakni pendaftaran manual, pendaftaran online dan pengambilan bukti vaksin. Saya klik yang pendaftaran online. Begitu dapat antrian, alhamdulillah tidak sampai 3 menit sudah dipanggil untuk ke loket pendaftaran. Sampai loket pendaftaran saya serahkan formulir dan berkas yang sudah saya siapkan, dari petugas diterima namun seperti di awal saya sampaikan, ternyata masih harus mengisi formulir pendaftaran berwarna hijau di lantai bawah. Sayapun kembali ke lantai bawah untuk mengambil dan mengisi formulir pendaftaran warna hijau. Ini yang menyebabkan kenapa saya menyampaikan di atas bahwa kalau bisa walaupun sudah mendaftar online lebih baik langsung ambil dan isi juga formulir pendaftaran warna hijau agar tidak bolak-balik naik turun…. (walaupun nanti juga naik turun sekali lagi sih)
  8. Formulir hijau dan seluruh berkas kita serahkan ke loket pendaftaran. Dalam kasus saya karena sudah mengumpulkan berkas maka tinggal menambahkan formulir hijau itu kepada petugas. Selanjutnya kita tinggal menunggu panggilan pertama.
  9. Panggilan pertama tidak lebih dari 5 menit untuk masuk ke ruang pemeriksaan B dimana disitu nanti kita dijelaskan oleh petugas mengenai vaksin meningitis dan dicek kembali isian rekam kesehatan yang sudah kita isikan di lembar pendaftaran (lembar hijau), intinya disini adalah kita dikonfirmasi mengenai kondisi fisik kita. Selanjutnya kita diberi selembar kertas dan harus terlebih dahulu melakukan pembayaran biaya di kasir sebelum tahap selanjutnya. Proses di ruang B tidak sampai 10 menit walaupun dilakukan secara berombongan.
  10. Setelah menerima kertas dan penjelasan dari ruang pemeriksaan B, selanjutnya kita harus membayar di kasir yang letaknya di lantai bawah yang ternyata adalah di petugas yang tadi saya tanya dan mengatakan bahwa disitu adalah kantor pos. Ternyata mbaknya berfungsi ganda, sebagai petugas pos dan kasir. Saya agak sedikit heran kenapa mbaknya tadi di awal ketika saya tanya tidak berusaha memberikan informasi ya, padahal pasti akan sangat membantu orang2 yang awam.
  11. Setelah membayar dan menerima bukti pembayaran, kita kembali ke lantai 2 dan menyerahkan bukti pembayaran dan kertas yang diberikan ke kita tadi ke petugas di loket pendaftaran (loket awal kita memasukan berkas).
  12. Selanjutnya kita menunggu proses untuk dilakukan suntik vaksin meningitis. Saya menunggu tidak lebih dari 5 menit sudah dipanggil untuk suntik. Saya perhatikan nama saya dipanggil agak awal dibanding beberapa orang yang sebelumnya diperiksa, mungkin ini salah satu keuntungan melakukan pendaftaran online, karena data sudah langsung masuk ke sistem mereka (perkiraan saya saja sih).
  13. Suntik meningitis dilakukan di ruang pemeriksaan A dan dilakukan bersama dengan beberapa orang sekaligus. Di dalam ruang pemeriksaan ini nanti kita diminta tanda tangan untuk buku kuning meningitis. Proses di ruang sangat cepat karena tidak lebih dari 2 menit saya kira.
  14. Selanjutnya setelah disuntik kita tinggal menunggu pengambilan buku kuning meningitis. Tidak sampai 10 menit, kita akan dipanggil petugas dan diminta menandatangani dan mengisi data pengambilkan bukti vaksin meningitis. Disini nanti kita diminta memberikan penilaian terhadap pelayanan, ada 2 kartu yakni puas dan tidak puas. Saya ambil puas dan masukan ke kotak penilaian. Saya masih merasa puas karena saya lihat sebetulnya proses dapat dilakukan dengan cepat. Saya hanya punya ganjalan sedikit ketika awal masuk dibawah tapi kurang terbantu informasi saja. Selebihnya saya melihat pelayanan sudah baik.

Semoga pengalaman di atas dapat membantu siapapun yang belum pernah melakukan prosedur suntik vaksin meningitis. Oh ya menurut informasi, lebih baik untuk suntik ini 1 bulan sebelumnya dilakukan, karena efek pegel akibat suntik ini menurut informasi akan berlangsung selama 2 minggu sejak disuntik.

Kampus UGM Bulaksumur, 31 Januari 2018

Sentralisasi Langganan E-Resources, mungkinkah?

Presiden Joko Widodo (Jokowi) di sela-sela peresmian Gedung Perpustakaan Nasional  Republik Indonesia tanggal 14 September 2017 menyampaikan pentingnya integrasi (sentralisasi?) langganan e-resources secara nasional melalui Perpusnas RI (baca beritanya disini ).  Presiden menyampaikan pentingnya efisiensi anggaran negara dalam langganan e-resources ini dikarenakan saat ini setiap Perguruan tinggi dan lembaga melakukan langganan sendiri-sendiri tanpa adanya upaya koordinasi. Hal ini kemudian disusul dengan pernyataan Menristekdikti Mohamad Nasir yang meminta perguruan tinggi negeri dan swasta untuk menghentikan langganan e-journal dan memanfaatkan e-library yang sudah dimiliki oleh Perpustakaan Nasional (baca beritanya disini). Sontak pernyataan Pak Jokowi dan Pak Nasir ini membuat ‘dunia’ perguruan tinggi gegap gempita dengan berbagai pemikiran yang berkecamuk, ada yang senang dan ada yang pesimistis.

Pada Lokakarya Nasional Forum Perpustakaan Perguruan Tinggi Indonesia (FPPTI) di Bogor pada bulan September 2017 lalu, beberapa peserta yang berasal dari perpustakaan PT baik swasta maupun negeri menyampaikan beberapa pendapatnya terkait dengan rencana ini. Intinya bahwa ada ketidakyakinan bahwa upaya integrasi atau sentralisasi ini dapat berjalan dengan mulus. Hal ini dikarenakan akses e-resources melalui Perpusnas yang ada selama ini berdasarkan pengalaman masih muncul banyak kendala akses. Pada kesempatan lain, upaya pemetaan sepertinya mulai dilakukan oleh kemenristekdikti dan perpusnas dengan permintaan data kepada beberapa perguruan tinggi terkait e-resources yang sudah dilanggan dan juga biaya yang diperlukan untuk itu. Sayang sekali, penulis belum mendapatkan informasi mengenai hasil rekomendasinya seperti apa. Informasi lain yang penulis dapatkan ketika mengikuti lokakarya nasional di PDII LIPI beberapa waktu lalu, wakil dari Perpusnas RI menyampaikan bahwa upaya integrasi atau sentralisasi yang harus dilakukan melalui Perpusnas tidak dapat serta merta dilakukan. Hal ini dikarenakan terkait kesiapan sumberdaya perpusnas sendiri untuk menghandle semua dalam waktu yang singkat. Tentu perlu proses, dan yang dapat dilakukan saat ini adalah koordinasi agar tidak terlalu banyak duplikasi langganan terjadi dimana sumber dana berasal dari satu sumber.

Melihat hal tersebut di atas, sebetulnya mungkinkah sentralisasi atau integrasi langganan e-resources secara nasional itu dapat dilakukan? Ada beberapa kondisi yang menurut penulis harus ada atau disesuaikan atau mengikuti kebijakan nasional tersebut.

A. Kebijakan Persyaratan dalam Akreditasi Perguruan Tinggi

Sudah menjadi pengetahuan umum bagi setiap perguruan tinggi, bahwa langganan publikasi internasional khususnya jurnal baik cetak dan elektronik menjadi satu ukuran dalam penilaian akreditasi perguruan tinggi baik institusi maupun prodi. Kemenristekdikti dan BAN-PT perlu melakukan kajian, adakah efek dari kebijakan ini terhadap model penilaian yang mensyaratkan langganan terhadap keberadaan jurnal elektronik ini. Apabila itu tetap ada, maka kebijakan terkait dengan larangan melakukan langganan e-journal oleh PT tentu menjadi tidak relevan dan kontradiktif dengan kebijakan persyaratan akreditasi ini. Perlu dipersiapkan perangkat lain yang menggantikan penilaian ini.

B. Kondisi Pertimbangan Teknis

Kondisi lain yang tak kalah penting adalah terkait hal-hal teknis yang perlu menjadi pertimbangan.

Pertama, bagaimana prosedur penentuan langganan e-journal ini ditentukan, subjek maupun paketnya. Perlu ada tim yang bisa melakukan kajian dan survey terlebih dahulu terkait kebutuhan e-resources yang dibutuhkan oleh perguruan tinggi di Indonesia.

Kedua, masalah model akses atau sharing accessnya. Bagaimana model sharing akses dilakukan agar semua PT di Indonesia dapat mengakses e-resources yang dilanggan oleh Perpusnas dengan lancar dan baik. Model menggunakan akun pengguna sebagai anggota perpustakaan nasional sekarang ini tentu akan membawa dampak perlunya kesiapan perpusnas baik dari SDM maupun sumber daya TIK yang mampu menangani akses dalam kapasitas yang sangat besar. Apabila yang sekarang saja sudah banyak kendala akses, apabila nanti secara resmi dilakukan maka dapat dipastikan resiko terhadap keberhasilan akses ke e-resources ini akan menjadi kendala besar. Solusi yang mungkin dapat dilakukan menurut penulis adalah dengan melakukan akses berdasarkan IP-based access. Yakni dengan metode setiap perguruan tinggi mendaftarkan satu IP Address dari masing-masing PT dalam setiap range IP yang dilanggan ke penyedia e-resources sehingga setiap perguruan tinggi akan mengakses e-resources yang dilanggan tanpa harus membebani server atau infrastruktur di Perpustakaan Nasional. Ini bukannya tanpa kendala, pertanyaan berikutnya, bagaimana kalau misal sivitas akademika ada di luar dan ingin memanfaatkan e-resources ini? Hal ini dapat dilakukan dengan cara IP Address yang didaftarkan adalah IP-Address untuk Single Sign ON. Sehingga apabila IP Address yang didaftarkan adalah IP Single Sign On, maka secara otomatis setiap sivitas akademika dapat memanfaatkan hal akses melalui akun SSO masing-masing. Apakah ini juga ada resiko kendala ke depan? Tentu ada, yakni apabila salah satu sivitas akademika melakukan excessive download yang dilarang oleh penyedia dan menyebabkan IP Address PT diblok, maka dipastikan bahwa akses e-resources oleh sivitas akademika dari PT yang bersangkutan tidak akan dapat dilakukan. Hal ini harus diantisipasi dengan peraturan dan sanksi yang ketat agar pengguna aware dengan hal ini.

Ketiga, terkait dengan usage statistics. Lagi-lagi dalam syarat-syarat akreditasi ada persyaratan yang menyebutkan akses terhadap e-resources yang dimiliki. Apabila akses tersentral melalui e-library Perpusnas RI maka tentu akan ada kompleksitas dalam permintaan usage statistics oleh masing-masing PT. Hal ini tentu akan menjadi masalah apabila secara teknis belum bisa dilakukan. Selama ini akses ke usage statistics diberikan oleh penyedia melalui akun khusus administrator untuk setiap e-resources yang dilanggan. Data mungkin dapat diperoleh apabila basednya berbasis IP Address, dimana akan secara langsung bisa ketahuan IP Address tertentu berapa jumlah artikel yang diakses. Sehingga perlu dipertimbangkan benar, kira-kira solusi apa yang bisa dilakukan untuk memfasilitasi kebutuhan usage statistics ini.

Keempat, kesiapan sumber daya manusia di Perpusnas dalam melakukan “technical support” terkait akses apabila terjadi masalah. Apakah bantuan terhadap masalah-masalah teknis ini bisa cepat dilakukan dan prosedurnya juga dapat disiapkan dengan baik. Hal ini juga harus benar-benar dipikirkan bersama.

Kelima, masalah sosialisasi, training atau workshop pemanfaatan e-resources. Selama ini  PT yang melanggan e-resources biasanya mendapatkan fasilitas training, sosialisasi atau workshop dari penyedia. Nah apabila terjadi sentralisasi, maka perlu dipikirkan mekanisme dalam pembagian sosialisasi, training atau workshop yang dilakukan oleh penyedia. Solusi paling memungkinkan adalah TOT bagi pustakawan di tiap PT, yang kemudian setiap pustakawan akan memberikan sosialisasi atau training kepada pemustakanya. Penting untuk melakukan penjadwalan terkait hal ini.

C. Kebijakan Penerbit/Penyedia E-Journal

Kondisi lain yang dapat menyukseskan ide pak Jokowi dan pak Nasir adalah kemauan atau kebersediaan penerbit atau penyedia untuk memberikan langganan secara national-wide. Penulis yakin bahwa akan terjadi ‘penolakan’ oleh penyedia apabila secara hitung-hitungan ekonomis akan memberikan dampak signifikan terhadap target pemasukan mereka. Kalaupun menyetujui tentu harga yang ditawarkan kepada Perpustakaan Nasional akan sangat besar. Ini perlu menjadi pertimbangan juga. Disisi lain, fasilitas-fasilitas yang diberikan seperti training, usage statistics, akses melalui EZproxy dll perlu dinegosiasikan secara baik. Karena ini akan berdampak kepada kelanjutan dan pemanfaatan secara baik. Perlu bargaining position yang baik oleh Perpustakaan Nasional.

Ketiga hal di atas adalah beberapa yang menurut penulis sangat krusial untuk dipertimbangkan apabila langganan secara nasional memang akan dilakukan melalui satu pintu. Namun apabila hal tersebut tidak dapat dilakukan maka ada beberapa hal yang dapat dilakukan yakni:

  1. Perpusnas dan Kemenristekdikti melakukan koordinasi penetapan langganan agar antara satu perguruan tinggi dengan perguruan tinggi lain dan juga perpusnas tidak terjadi duplikasi langganan yang berlebihan. Artinya setiap PT tetap bisa melakukan langganan tersendiri tapi harus dilihat dari analisis yanhg mendalam agar tidak terjadi duplikasi.
  2. Perlu ada kerjasama dalam bentuk konsorsium untuk melanggan e-resources tertentu yang berdasarkan wilayah. Hal ini mungkin akan lebih masuk akal dan dapat diterima oleh penyedia. Artinya ada simpul2 khusus secara nasional yang dilanggan berdasarkan area tertentu. Misal berdasarkan satu area propinsi satu konsorsium dimana nanti melanggan secara bersama-sama e-resources baik dengan mekanisme anggaran dari APBN maupun masing-masing PT.
  3. Perlu adanya kerjasama dalam bentuk resources sharing dalam bentuk document delivery services atau inter-library loan dimana memungkinkan adanya pemanfaatan antar PT terhadap e-resources yang dilanggan. Ini dengan catatan bahwa terjadi komunikasi yang baik antar pustakawan PT. Hal ini bisa dilakukan dengan memanfaatkan forum atau organisasi kepustakawanan yang ada.

Secara umum sebetulnya kebijakan masalah integrasi atau sentralisasi langganan e-resources utamanya e-journal ini baik dan memang bisa dibilang ‘murah’ dilihat dari anggaran untuk langganan yang dikeluarkan. Namun perlu dipertimbangkan adalah efek domino dari kebijakan ini yang harus diantisipasi mulai dari level pemerintah sebagai pengambil kebijakan, perpustakaan nasional, kemenristek dikti hingga ke perpustakaan PT sebagai pelaksana kegiatan. Kebijakan ini akan berjalan dengan baik apabila sistem dan prosedurnya sudah dipersiapkan dengan baik, karena kebijakan instan tentu akan menimbulkan chaos yang tentunya akan merugikan perkembangan Perguruan Tinggi itu sendiri.

Demikian sekedar urun rembug pemikiran yang sebetulnya sudah lama ingin ditulis namun baru saat ini bisa disampaikan. Pemikiran di atas adalah pemikiran individu tanpa mewakili institusi manapun hanya sebagai bagian perenungan bersama. Kritik dan saran sangat diharapkan dari tulisan yang jauh dari sempurna ini.

Salam Pustakawan Indonesia,

Yogyakarta, 6 November 2017

Pustakawan Universitas Gadjah Mada

Arif Surachman

 

Daftar Pustaka

  1. 2017. Liputan 6 News: “Jokowi minta langganan jurnal dunia terintegrasi ahar murah biaya”. Liputan6.com tanggal 14 September 2017, Diakses melalui http://news.liputan6.com/read/3095077/jokowi-minta-langganan-jurnal-dunia-terintegrasi-agar-murah-biaya
  2. 2017. JPPN News:”Perguruan tinggi diminta berhenti langganan e-jurnal”. Jppn.com tanggal 14 September 2017, Diakses melalui https://www.jpnn.com/news/perguruan-tinggi-diminta-berhenti-langganan-e-jurnal

Pelestarian Karya Akademik Berbasis Daring

Oleh Arif Surachman*

Bagi perguruan tinggi, karya akademik adalah bukti nyata produk yang dihasilkan dari proses panjang pelaksanaan tri dharma perguruan tinggi. Upaya pelestarian menjadi sangat penting sebagai tanggungjawab moral terhadap perkembangan pengetahuan dan bukti intelektualitas yang dibangun di perguruan tinggi.

Opini Kompas (26/03/2016) menampilkan tulisan Akh Muzakki terkait pengelolaan karya akademik di perguruan tinggi. Pola hibah pengetahuan secara prinsip dapat diterima sebagai upaya ‘menyelamatkan’ hasil pemikiran dan pengetahuan yang dihasilkan oleh sivitas akademika. Akan tetapi menyerahkan begitu saja kepada perpustakaan umum atau sekolah bukanlah solusi terbaik. Segmentasi perpustakaan umum dan sekolah sangat berbeda dengan perguruan tinggi, sehingga kalaupun dipaksakan harus melalui proses yang sangat panjang dan selektif. Artinya jangan sampai niat baik untuk memberikan hibah hanya akan berdampak memindahkan permasalahan ke tempat lain, sehingga tujuan untuk melestarikan karya akademik dan pengetahuan menjadi sia-sia.

Sejak lebih dari lima tahun yang lalu, banyak perguruan tinggi yang sudah mengupayakan pengelolaan dan pelestarian karya akademik berbasis teknologi, yakni dengan memanfaatkan karya bentuk digital dan disediakan dalam jaringan (daring). Apalagi dengan kewajiban unggah karya ilmiah dosen dan mahasiswa secara daring melalui surat edaran Dirjen DIKTI nomor 2050/E/T/2011, maka pengelolaan karya akademik tercetak menjadi kurang relevan lagi. Karya akademik yang diunggah dan kemudian dapat diakses secara luas oleh masyarakat sudah menjadikan pola hibah pengetahuan tersendiri, apalagi beberapa sudah menyediakannya secara open access. Masyarakat secara luas pun dapat secara langsung memanfaatkan karya akademik yang dihasilkan. Pengelolaan karya akademik dimudahkan dengan keberadaan teknologi daring yang memungkinkan distribusi pengetahuan tanpa batas waktu dan tempat, lintas wilayah bahkan lintas Negara.

Banyak perguruan tinggi ‘berlomba’ menampilkan hasil karya akademik seperti skripsi, tesis dan disertasi secara terbuka kepada masyarakat. Bahkan serah terima karya akhir mahasiswa sudah banyak dilakukan dengan melibatkan langsung mahasiswa untuk mengunggah karyanya menggunakan media daring dalam bentuk digital dan tidak lagi menyerahkan dalam bentuk tercetak. Hal ini dilakukan selain untuk memotong rantai birokrasi penyerahan karya akademik, juga mempercepat proses transfer pengetahuan kepada masyarakat. Hasil pemikiran tidak lagi hanya tersimpan di sudut perpustakaan dan hanya diakses secara terbatas akan tetapi dapat langsung dinikmati oleh masyarakat. Berdasarkan opendoar.org (27/3/2016) setidaknya ada 46 perguruan tinggi di Indonesia yang memberikan akses terbuka untuk karya-karya akademik yang dimilikinya. Sedangkan dari onesearch.id (27/3/2016) yang digagas oleh Perpustakaan Nasional Republik Indonesia, terdapat lebih dari 1 juta karya akademik yang terindeks dan berasal lebih dari 70 perguruan tinggi di Indonesia. Hal ini menunjukkan pemanfaatan teknologi berbasis daring sudah sangat lazim digunakan dalam distribusi karya akademik dan upaya berbagi pengetahuan di perguruan tinggi.

Isu Plagiarisme

Penggunaan teknologi berbasis daring dalam karya akademik juga mempunyai dampak yang signifikan terhadap upaya meminimalisir aksi plagiarisme yang menjadi momok kalangan akademisi. Keterbukaan akses terhadap sumber-sumber pengetahuan yang dihasilkan oleh sivitas akademika di perguruan tinggi membawa dampak kemudahan kontrol bagi budaya copy paste yang marak di kalangan mahasiswa. Komunitas atau masyarakat virtual menjadi alat kontrol bagi upaya-upaya illegal dan jalan pintas yang mencederai etika akademis. Masyarakat akan semakin mudah menemukan kecurangan-kecurangan dalam penulisan karya akhir mahasiswa, sementara mahasiswa akan semakin berpikir ulang untuk melakukan upaya di luar etika akademis seperti melakukan plagiat terhadap karya orang lain. Singkatnya, pemanfaatan teknologi dalam pengelolaan karya akademik tidak saja mempermudah distribusi pengetahuan kepada masyarakat, akan tetapi juga mempersulit upaya illegal yang akan menghambat pengembangan pengetahuan itu sendiri.

Pelestarian karya

Dalam proses mengelola karya akademik, selain tahap produksi, pengolahan, dan diseminasi, tak kalah pentingnya adalah tahap pelestarian (preservasi). Sebuah tahap krusial agar karya akademik selalu dapat diakses dalam jangka waktu yang lama pada masa sekarang dan yang akan datang. Teknologi berbasis daring dan komputerisasi awan semakin mempermudah upaya pelestarian karya akademik yang dihasilkan agar tidak mudah musnah.

Memanfaatkan teknologi alih media ke bentuk digital dan maupun koleksi ‘born digital’, hasil karya akademik dapat dilestarikan tanpa terikat oleh satu tempat atau lokasi. Bahkan dengan pengelolaan karya akademik berbasis daring ini, resiko hilangnya karya akademik akibat bencana seperti banjir, kebakaran, gempa bumi dan sejenisnya dapat diminimalisir. Penggunaan apa yang disebut dengan “Disaster Recovery System” melalui komputerisasi awan menjadi jalan bagi upaya pelestarian pengetahuan berbasis daring dan resiko kehilangan kekayaaan intelektual secara massal. Sehingga kasus seperti yang dikawatirkan banyak orang terkait pemusnahan ribuan karya akademik mahasiswa oleh perpustakaan tidak lagi menjadi debat yang berkepanjangan.

*Pustakawan Universitas Gadjah Mada
** Artikel ini sebelumnya dimuat dalam pustakawan.id

Perguruan Tinggi dan Kapitalisasi Publikasi Ilmiah

Oleh Arif Surachman*

Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi (Dirjen DIKTI) mengeluarkan surat edaran nomor 152/E/T/2012 tentang kewajiban publikasi ilmiah bagi sivitas akademika di perguruan tinggi (PT). Mahasiswa wajib mempublikasikan karya tulis ilmiahnya dalam jurnal yang terbit secara nasional maupun internasional. Kebijakan ini sempat menuai pro dan kontra di kalangan akademisi di Indonesia. Bukan saja karena semakin sulitnya mahasiswa dalam menyelesaikan studi tapi juga karena ketidaksiapan jurnal nasional menampung calon karya tulis yang harus dipublikasikan. Sedangkan untuk menembus jurnal internasional tidaklah mudah karena diperlukan tidak saja kualitas yang bagus akan tetapi juga tata bahasa asing (Inggris) yang baik. Bahkan untuk menghindari publikasi asal-asalan, Dirjen DIKTI juga mengeluarkan kebijakan akreditasi bagi jurnal nasional dan syarat terindeks dalam ‘lembaga’ pengindeks jurnal seperti SCOPUS atau Web of Science sebagai alat ukur kualitas publikasi ilmiah.

Kompetisi Peringkat Global PT

Selain regulasi di atas, PT juga dihadapkan pada kompetisi tingkat global seperti QS World Rangking, 4ICU dan Webometric yang mengukur dan membandingkan kualitas PT melalui berbagai faktor pengukur, diantaranya adalah publikasi ilmiah yang dihasilkan dan terindeks dalam pengindeks jurnal internasional. Kompetisi ini bahkan mampu membuat PT menyiapkan tim dan alokasi anggaran khusus agar menjadi ‘pemenang’ dalam kompetisi lembaga-lembaga pemeringkat ini. Hasil rangking yang dirilis oleh lembaga pemeringkat menjadi bahan mengukur keberhasilan PT dalam tahun tertentu. Semua berkompetisi menjadi nomer wahid atau world class university dalam kompetisi global.

Jebakan Kapitalisasi Publikasi Ilmiah

Regulasi publikasi dan kompetisi global menyebabkan tidak sedikit PT dan komunitas akademis ‘terjebak’ ke dalam kebijakan instan untuk mengejar kedua hal tersebut. Dampak pertama alokasi besar-besaran anggaran PT untuk melanggan basis data daring yang terdiri dari jurnal elektronik, data elektronik maupun publikasi elektronik lainnya yang nilainya bisa mencapai milyaran rupiah. Basis data elektronik yang secara kebetulan penyedianya lebih banyak penerbit atau pemodal asing. Kemudian PT juga mengeluarkan kebijakan insentif bagi sivitas akademika yang publikasinya mampu menembus jurnal internasional. Suatu hal yang menyebabkan mereka secara massif melakukan upaya agar karyanya dapat ditampilkan dalam jurnal internasional. Sayang sekali karena keterbatasan jurnal standar internasional yang diterbitkan oleh penerbit atau pengelola di Indonesia, menjadikan mereka ‘menyalurkan’ berbagai karya publikasi hasil pemikiran dan penelitiannya pada jurnal-jurnal yang dikelola oleh penerbit dan pemodal asing. Padahal tidak sedikit dari pengelola jurnal tersebut mewajibkan penulisnya membayar jumlah tertentu agar karya publikasinya dapat ditampilkan. Bahkan tidak sedikit yang akhirnya terjebak melakukan publikasi melalui jurnal predator, sebuah jurnal yang tidak melalui review secara benar dan secara kualitas tidak dapat dipertanggungjawabkan.

Kondisi di atas menyebabkan komunitas intelektual di PT Indonesia ‘terjebak’ dalam permainan kapitalisasi publikasi ilmiah. Dimana publikasi ilmiah dikuasai oleh mereka yang mempunyai modal dan jaringan luas. Komunitas intelektual Indonesia ‘dipaksa’ menjadi ‘pemasok’ sekaligus ‘konsumen’ bagi pengelola dan penyedia basis data daring yang ada di dunia. Dimana keduanya ‘mengharuskan’ penulis dan komunitas akademis di PT harus mengeluarkan anggaran dana yang tidak sedikit untuk sekedar melakukan publikasi dan mengakses sumber informasi ilmiah yang bisa jadi merupakan karyanya sendiri. Bayangkan apabila untuk dapat menampilkan publikasi ilmiah dalam jurnal internasional, penulis sedikitnya mengeluarkan biaya 200 USD per artikelnya. Artinya apabila dalam satu PT setiap tahun harus mempublikasikan minimal 500 karya ilmiah, maka PT harus menyediakan anggaran dana tidak kurang dari 100,000 USD (1,350 Milyar rupiah). Hal ini belum termasuk anggaran penelitian untuk menghasilkan publikasi ilmiah yang nilainya dapat lebih besar dari itu. Jumlah yang tidak sedikit apalagi jika dikalikan dengan potensi ribuan perguruan tinggi yang ada di Indonesia.

Jebakan kapitalisasi publikasi ilmiah ini semakin ‘diperparah’ dengan adanya trend kompetisi antar PT dalam menunjukkan eksistensinya dalam dunia pendidikan di tingkat internasional melalui keberadaan karya publikasinya. PT tidak berdaya untuk mengeluarkan anggaran dana rutin hanya sekedar mencari informasi dan menganalisa ‘ketenaran’ publikasi sivitas akademikanya dalam portal pengindeks jurnal. Satu PT perlu mengeluarkan setidaknya 50,000 USD (sekitar 675 juta rupiah) per tahun untuk berlangganan akses pengindeks jurnal. Biaya ini belum termasuk untuk melanggan jurnal-jurnal internasional yang nilainya dapat mencapai milyaran rupiah per tahun. Jadi dapat dibayangkan berapa banyak anggaran PT yang ‘menguap’ ke luar negeri dan menjadi ‘makanan’ pelaku kapitalisasi publikasi ilmiah. Di sisi lain, PT yang mempunyai anggaran dana terbatas jelas tidak akan mampu mengikuti pola persaingan global yang berbau kapitalisasi ini.

Pemerintah harus mengupayakan agar PT Indonesia tidak menjadi ‘sapi perahan’ para pemodal besar informasi asing. Pemerintah harus menciptakan iklim agar semakin banyak tumbuh jurnal berstandar internasional yang dikelola oleh pelaku dalam negeri. Selain itu, pemerintah harus dapat memfasilitasi munculnya penyedia portal pengindeks jurnal nasional yang mampu mengimbangi penyedia portal pengindeks jurnal internasional (SCOPUS & Web Of Science). Pemerintah mempunyai peran penting agar hasil karya publikasi anak bangsa tidak hanya menjadi komoditas pemodal asing dan mencegah lebih banyak anggaran ‘lari’ ke luar negeri.

* Pustakawan  Universitas Gadjah Mada

** Artikel ini sebelumnya dimuat di Pustakawan.ID